Privātuma politika

1. Ievads

Šī Privātuma politika (turpmāk – "Politika") apraksta, kā Jepe, kas pašlaik darbojas kā AI komunikācijas aģentu projekts un pakalpojuma zīmols (turpmāk – "Jepe", "mēs"), apstrādā fizisko personu datus, nodrošinot AI komunikācijas aģentu demo un pakalpojuma ieviešanu autosaloniem un auto servisu uzņēmumiem Latvijā, kā arī uzturot mājaslapu https://jepe.lv, čata/demo saskarni un demo zvana vai kontaktformas pieteikumu funkcionalitāti. Jepe pašlaik darbojas kā projekts un pakalpojuma zīmols, nevis kā atsevišķi reģistrēts uzņēmums; pēc uzņēmuma reģistrācijas šī Politika tiks atjaunināta ar attiecīgo juridisko informāciju.

Politika sagatavota, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Vispārīgā datu aizsardzības regula, turpmāk – "VDAR"), kā arī Latvijas Republikas Fizisko personu datu apstrādes likumu.

Lūdzam rūpīgi iepazīties ar šo Politiku pirms mājaslapas, čata funkcionalitātes vai WhatsApp saziņas ar mūsu AI aģentu izmantošanas. Turpinot lietot mājaslapu vai iesaistoties sarunā ar AI aģentu, jūs apliecināt, ka esat iepazinušies ar šo Politiku.

2. Kas mēs esam

Jepe pašlaik darbojas kā projekts un pakalpojuma zīmols, nevis kā atsevišķi reģistrēts uzņēmums. Pakalpojums tiek attīstīts, testēts un gatavots komerciālai darbībai Latvijā, sniedzot AI komunikācijas aģentu risinājumus autosaloniem un auto servisu uzņēmumiem, palīdzot atbildēt uz klientu jautājumiem mājaslapas čatā un WhatsApp, kvalificēt pieprasījumus, apstrādāt potenciālo klientu informāciju un demonstrēt vizīšu vai konsultāciju pieteikšanas procesu.

Jepe darbību pašlaik īsteno Dāvis Apfelbaums, kurš plāno tuvākajā laikā reģistrēt uzņēmumu pakalpojuma turpmākai komerciālai darbībai. Līdz reģistrācijas pabeigšanai ar personas datu apstrādi saistīti jautājumi un pieprasījumi jāsūta uz e-pastu jepe.support@gmail.com.

Pēc uzņēmuma reģistrācijas šī Politika tiks atjaunināta, iekļaujot uzņēmuma juridisko nosaukumu, reģistrācijas numuru, juridisko adresi un citu normatīvajos aktos noteikto informāciju. Esošie un potenciālie klienti, ciktāl nepieciešams, tiks informēti par aktualizēto juridisko informāciju un saņems atjauninātu privātuma vai datu apstrādes dokumentāciju.

Vispārīgai saziņai un jautājumiem: jepe.support@gmail.com. Jautājumos par personas datu apstrādi un šo Politiku: jepe.support@gmail.com.

3. Uz ko attiecas šī Privātuma politika

Šī Politika attiecas uz personas datiem, kurus apstrādājam par:

mājaslapas https://jepe.lv apmeklētājiem;

personām, kas izmanto mājaslapas čata/demo saskarni, lai sazinātos ar Jepe AI aģentu;

personām, kas sazinās ar AI aģentu, izmantojot WhatsApp;

potenciālajiem un esošajiem klientiem, kuru dati tiek apstrādāti, sniedzot AI komunikācijas aģenta pakalpojumu konkrētam autosalonam vai citam Jepe klientam Latvijā [klienta/autosalona nosaukums, ja politika tiek pielāgota konkrētam klientam].

Politika neattiecas uz trešo pušu mājaslapām, lietotnēm vai pakalpojumiem, uz kuriem mūsu mājaslapā var būt norādītas saites, un uz kuriem attiecas attiecīgo trešo pušu privātuma noteikumi.

4. Mūsu loma personas datu apstrādē: pārzinis un apstrādātājs

Atkarībā no konteksta, kādā personas dati tiek apstrādāti, Jepe var pildīt dažādas lomas VDAR izpratnē. Lai izvairītos no pārpratumiem, izskaidrojam katru situāciju atsevišķi.

4.1. Kad Jepe ir pārzinis

Ja persona vēršas tieši pie Jepe, piemēram, izmanto Jepe mājaslapas demo čatu, demo zvana vai kontaktformas pieteikumu, sazinās ar Jepe par sadarbības iespējām, sazinās ar Jepe kā potenciāls Jepe klients (autosalons vai auto serviss) vai citādi tieši sazinās ar Jepe savā vārdā, Jepe darbības nodrošinātājs Dāvis Apfelbaums ir šo datu pārzinis un nosaka datu apstrādes mērķus un līdzekļus līdz brīdim, kad šī loma tiek pārņemta vai precizēta pēc uzņēmuma reģistrācijas.

4.2. Kad Jepe ir apstrādātājs

Ja Jepe sniedz AI komunikācijas aģenta pakalpojumu konkrētam autosalonam vai auto servisam ("Klients"), un persona sazinās ar šī Klienta mājaslapas čatu vai WhatsApp numuru, tad par vispārīgo noteikumu Klients ir attiecīgo personas datu pārzinis, jo tieši Klients nosaka, kāpēc un kādā veidā AI aģents tiek izmantots klientu apkalpošanā. Šādā gadījumā Jepe darbojas kā datu apstrādātājs, apstrādājot personas datus saskaņā ar Klienta rakstiskiem norādījumiem un noslēgto datu apstrādes līgumu (DAL) atbilstoši VDAR 28. pantam.

4.3. Kad Jepe ir neatkarīgs pārzinis

Atsevišķos gadījumos Jepe var būt neatkarīgs pārzinis attiecībā uz konkrētiem apstrādes mērķiem, piemēram, savas uzņēmējdarbības administrēšanai, sistēmu drošības nodrošināšanai, pakalpojuma darbības uzlabošanai, norēķiniem ar Klientiem, kā arī juridisko pienākumu izpildei, pat ja pamatā esošie dati tiek iegūti, sniedzot pakalpojumu Klientam.

Ja jums nav skaidrs, kurš konkrētajā gadījumā ir jūsu datu pārzinis, lūdzam sazināties ar mums, izmantojot 27. sadaļā norādīto kontaktinformāciju, un mēs sniegsim precizējumu.

4.4. Jepe statuss pirms uzņēmuma reģistrācijas

Kamēr Jepe darbojas kā projekts/pakalpojuma zīmols un nav reģistrēta kā atsevišķa juridiska persona, personas datu apstrādi organizē Dāvis Apfelbaums kā Jepe darbības nodrošinātājs. Ja Jepe konkrētajā gadījumā apstrādā personas datus Klienta (autosalona vai auto servisa) vārdā, pirms pakalpojuma uzsākšanas ar Klientu tiek panākta skaidra rakstiska vienošanās, kas nosaka, ka Klients ir attiecīgo datu pārzinis, bet Jepe darbojas kā apstrādātājs, kā arī nosaka abu pušu pienākumus.

Pēc Jepe uzņēmuma reģistrācijas attiecīgā dokumentācija, tostarp datu apstrādes vienošanās vai datu apstrādes līgums, kur nepieciešams, tiks pārskatīta un atjaunināta, lai precīzi atspoguļotu reģistrētās juridiskās personas identitāti un pušu pienākumus saskaņā ar VDAR 28. pantu. Datu subjektam un Klientam vienmēr ir jābūt skaidram, kurš konkrētajā gadījumā ir pārzinis un kurš – apstrādātājs.

4.5. Papildu informācija Klientiem par konkrētu ieviešanu

Šī publiskā Privātuma politika sniedz vispārīgu pārskatu par Jepe veikto datu apstrādi. Papildus tai potenciālie un esošie Klienti Latvijā pēc pieprasījuma vai ieviešanas procesā var saņemt detalizētāku, konkrētajai ieviešanai pielāgotu informāciju, tostarp par apstrādāto personas datu kategorijām, izmantotajām sistēmām, datu glabāšanas vietu un termiņiem, saziņas kanāliem, pārziņa un apstrādātāja lomām, nepieciešamo dokumentāciju un piemērotajiem tehniskajiem un organizatoriskajiem drošības pasākumiem.

Šāda papildu informācija palīdz Klientam saprast, kā tieši Jepe risinājums tiek izmantots konkrētajā uzņēmumā, un, ja nepieciešams, sagatavot vai saskaņot datu apstrādes līgumu, iekšējo dokumentāciju vai klientiem paredzētus privātuma paziņojumus.

5. Kādu personas informāciju mēs apstrādājam

Atkarībā no tā, kā jūs mijiedarbojaties ar mūsu mājaslapu, čatu vai WhatsApp, mēs varam apstrādāt šādas personas datu kategorijas:

mājaslapas čatā rakstītie ziņojumi un to saturs;

pastāvīgs pārlūkprogrammas sesijas identifikators (session ID), kas tiek glabāts localStorage, lai nodrošinātu sarunas nepārtrauktību;

vārds, uzvārds, tālruņa numurs, e-pasta adrese vai cita kontaktinformācija, ja jūs to brīvprātīgi norādāt sarunā, demo zvana pieteikumā, kontaktformā vai citā saziņas formā;

informācija par interesējošo transportlīdzekli – marka, modelis, kategorija, budžets, degvielas veids, pārnesumkārbas veids, nobraukums, izlaiduma gads vai citas preferences;

vizītes, konsultācijas vai testa brauciena intereses dati – vēlamais datums, laiks, autosalons/serviss, pakalpojuma veids vai cita pieteikuma informācija, ja šādu informāciju brīvprātīgi sniedzat vai ja konkrētā klienta ieviešanā šāda funkcionalitāte ir pieslēgta;

valodas preference (piemēram, latviešu, angļu vai krievu valoda);

sarunas kopsavilkums, interesenta (lead) statuss, vizītes statuss un informācija par sarunas nodošanu cilvēkam;

WhatsApp tālruņa numurs un ziņojumu saturs, ja saziņa notiek ar WhatsApp starpniecību;

tehniskā informācija, ko standarti apstrādā mājaslapas un mākoņpakalpojumi, piemēram, IP adrese, ierīces un pārlūkprogrammas informācija, laika zīmogi, pieprasījumu žurnāli (logs) un drošības žurnāli, ja tādi tiek uzturēti.

Mēs neaicinām un lūdzam neiesniegt čatā datus, kas nav nepieciešami jūsu pieprasījuma apstrādei – skatiet 20. sadaļu par īpašu kategoriju datiem.

6. Kā mēs iegūstam personas datus

Personas datus mēs iegūstam galvenokārt tieši no jums, kad rakstāt ziņojumu mājaslapas čatā, sazināties ar AI aģentu WhatsApp, aizpildāt demo zvana pieteikumu, kontaktformu vai citādi brīvprātīgi sniedzat informāciju sarunas laikā.

Daļu datu iegūstam automatizēti, piemēram, sesijas identifikatoru, kas tiek izveidots un saglabāts jūsu pārlūkprogrammas localStorage, kā arī tehniskos datus, kas rodas, izmantojot mājaslapu un mūsu sistēmas.

Ja Jepe sniedz pakalpojumu konkrētam autosalonam vai auto servisam, atsevišķos gadījumos personas datus (piemēram, jau esošu klientu kontaktinformāciju vai transportlīdzekļu interešu vēsturi) Jepe var saņemt arī no attiecīgā Klienta sistēmām, ciktāl tas nepieciešams pakalpojuma sniegšanai un saskaņā ar Klienta un Jepe noslēgto vienošanos.

7. Kāpēc mēs apstrādājam personas datus

Personas datus apstrādājam šādiem mērķiem:

lai atbildētu uz klientu jautājumiem un nodrošinātu AI čata funkcionalitāti;

lai uzturētu sarunas kontekstu un nodrošinātu saskaņotu, jēgpilnu saziņu;

lai palīdzētu autosaloniem un auto servisiem kvalificēt klientu pieprasījumus;

lai palīdzētu apstrādāt vizīšu, testa braucienu, konsultāciju vai servisa apmeklējumu intereses un, ja konkrētā klienta ieviešanā tas ir pieslēgts, palīdzētu ar pieteikuma organizēšanu;

lai nodotu attiecīgās sarunas cilvēkam-darbiniekam, ja tas nepieciešams;

lai pārvaldītu interesentu (lead) datus CRM sistēmās;

lai uzlabotu pakalpojuma uzticamību, kvalitāti un drošību;

lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu, surogātpastu, krāpšanu vai citu neatbilstošu rīcību;

lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus, kur tas attiecas.

8. Personas datu apstrādes tiesiskie pamati

Personas datu apstrādei izmantojam VDAR 6. pantā noteiktos tiesiskos pamatus, atkarībā no konkrētās situācijas:

8.1. Piekrišana (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts)

Ja jūs brīvprātīgi izmantojat mājaslapas čatu vai piekrītat papildu, neobligātai datu apstrādei (piemēram, saziņai mārketinga nolūkos), apstrāde balstās uz jūsu piekrišanu. Piekrišanu jebkurā brīdī varat atsaukt – skatiet 23. sadaļu.

8.2. Līguma izpilde vai pasākumi pirms līguma noslēgšanas (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts)

Ja sazināties ar mums vai autosalonu, lai saņemtu informāciju par pakalpojumu, pieteiktu demo zvanu, konsultāciju, testa braucienu vai servisa vizīti, apstrāde ir nepieciešama, lai atbildētu uz jūsu pieprasījumu un veiktu pasākumus pirms iespējama līguma noslēgšanas.

8.3. Leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)

Mēs vai attiecīgais Klients paļaujamies uz leģitīmām interesēm, lai atbildētu uz vispārīgiem pieprasījumiem, pārvaldītu interesentu datus, uzlabotu pakalpojuma darbību un uzticamību, kā arī nodrošinātu drošību un novērstu ļaunprātīgu izmantošanu. Šādos gadījumos esam izvērtējuši, ka mūsu leģitīmās intereses nepārsniedz jūsu tiesības un intereses uz privātumu.

8.4. Juridisks pienākums (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts)

Atsevišķos gadījumos personas datu apstrāde vai glabāšana var būt nepieciešama, lai izpildītu normatīvajos aktos noteiktus pienākumus, piemēram, grāmatvedības vai uzraudzības iestāžu pieprasījumu izpildei.

9. Mājaslapas čats un AI aģenta darbība

Lai nodrošinātu pārskatāmību, izskaidrojam mājaslapas čata tehnisko darbību. Kad apmeklētājs uzraksta ziņojumu mājaslapas čata/demo saskarnē vai iesniedz informāciju demo zvana/kontaktformas vajadzībām, mājaslapas frontenda daļa nosūta pieprasījumu (POST request) uz n8n automatizācijas platformas webhook adresi.

Pieprasījums var saturēt jūsu ziņojuma tekstu, pastāvīgu pārlūkprogrammas sesijas identifikatoru, kas glabāts localStorage, kā arī pamatinformāciju, kas nepieciešama, lai AI aģents varētu turpināt jau iesāktu sarunu.

Mājaslapas frontenda daļa tieši nesavienojas ar Airtable, Google Calendar, WhatsApp, AI modeļa nodrošinātāju vai citām privātām sistēmām un neatklāj piekļuves atslēgas (API keys) vai tiešu piekļuvi datubāzēm. Frontenda daļa komunicē vienīgi ar n8n webhook.

n8n saņem ziņojumu un nodod to AI aģentam, kas, atkarībā no situācijas, var izmantot papildu sistēmas – piemēram, Airtable CRM/interesentu datubāzi, transportlīdzekļu inventāra datus, Google Calendar pieejamības vai rezervācijas procesa demonstrēšanai, WhatsApp Cloud API ziņojumapmaiņas integrāciju, kā arī AI modeļa nodrošinātāju, piemēram, ar OpenRouter vai līdzīga pakalpojuma starpniecību.

n8n atbilstošos gadījumos saglabā interesenta informāciju Airtable. Mājaslapa saņem tikai galīgo AI aģenta atbildi no n8n un attēlo to čata logā – citi starpposma dati mājaslapai netiek atklāti.

Konkrēti izmantotie rīki un pakalpojumu sniedzēji var atšķirties atkarībā no konkrētās ieviešanas katram Klientam un laika gaitā var mainīties.

10. WhatsApp saziņa

Ja izvēlaties sazināties ar AI aģentu, izmantojot WhatsApp, mēs (vai attiecīgais Klients) apstrādājam jūsu WhatsApp tālruņa numuru un ziņojumu saturu, lai nodrošinātu atbildes un pakalpojuma sniegšanu tāpat kā mājaslapas čatā. WhatsApp kanāls var tikt izmantots demo versijā un konkrētu klientu ieviešanās.

WhatsApp saziņa notiek, izmantojot WhatsApp Business/Meta ziņojumapmaiņas infrastruktūru. Meta Platforms, Inc. (vai tās Eiropas struktūrvienība) attiecībā uz ziņojumu pārraidi un platformas darbību var būt patstāvīgs pārzinis vai apstrādātājs atbilstoši Meta pašas privātuma politikai un WhatsApp Business pakalpojuma noteikumiem, ar kuriem iesakām iepazīties papildus šai Politikai.

Lai izmantotu WhatsApp saziņas kanālu, jums pašiem jāievēro WhatsApp lietošanas noteikumi un jāapzinās, ka daļa datu apstrādes notiek uz Meta infrastruktūras.

11. Interesentu un CRM datu apstrāde

Ja sarunas gaitā sniedzat kontaktinformāciju un izrādāt interesi par konkrētu transportlīdzekli vai pakalpojumu, šī informācija var tikt saglabāta interesentu (lead) pārvaldības sistēmā, piemēram, Airtable, lai attiecīgais autosalons vai auto serviss varētu turpināt saziņu ar jums.

Šādos gadījumos, kā skaidrots 4. sadaļā, par vispārīgo noteikumu attiecīgais autosalons vai auto serviss (Klients) ir jūsu personas datu pārzinis, savukārt Jepe apstrādā datus Klienta vārdā kā apstrādātājs, saskaņā ar noslēgto datu apstrādes līgumu.

12. Vizīšu, konsultāciju un testa braucienu pieteikumu apstrāde

Ja izsakāt vēlmi pieteikt testa braucienu, konsultāciju vai servisa vizīti, AI aģents var apkopot nepieciešamo informāciju (piemēram, vēlamo datumu, laiku vai pakalpojuma veidu), lai attiecīgais darbinieks vai Klients varētu turpināt saziņu. Jepe publiskajā demo čatā Google Calendar integrācija tiek izmantota tikai demonstrācijas vai pieejamības procesa parādīšanas nolūkos, un no demo čata netiek izveidota reāla rezervācija Google Calendar, ja vien tas nav skaidri norādīts konkrētajā ieviešanā.

Ja Jepe risinājums tiek ieviests konkrētam autosalonam vai auto servisam, Google Calendar vai līdzīga kalendāra integrācija var tikt izmantota faktiskai pieejamības pārbaudei vai rezervāciju izveidei saskaņā ar Klienta norādījumiem. Šādā gadījumā jūsu dati (vārds, kontaktinformācija, vizītes dati) var kļūt redzami attiecīgā autosalona vai servisa darbiniekiem, kuriem ir piekļuve kalendāram, un tiks izmantoti tikai, lai organizētu un apstiprinātu jūsu pieteikto vizīti.

13. AI rīku un automatizētas palīdzības izmantošana

AI aģenta atbildes tiek ģenerētas, izmantojot lielo valodas modeļu (LLM) tehnoloģiju, kas var tikt nodrošināta, piemēram, ar OpenRouter vai līdzīga AI modeļa nodrošinātāja starpniecību. Jūsu ziņojuma saturs šim nolūkam tiek nosūtīts attiecīgajam AI modeļa nodrošinātājam vienīgi tādā apmērā, kāds nepieciešams, lai sagatavotu atbilstošu atbildi un sniegtu pieprasīto pakalpojumu. AI modeļa nodrošinātāja datu apstrāde notiek atbilstoši attiecīgā pakalpojuma noteikumiem un piemērojamajiem datu apstrādes nosacījumiem.

Skaidri norādām – jūs sarunājaties ar automatizētu AI aģentu, nevis ar cilvēku, ja vien saruna nav nodota cilvēkam-darbiniekam (skatiet 14. sadaļu). AI aģenta sniegtā informācija ir informatīva un palīdzoša rakstura – tā neaizstāj visus cilvēka pieņemtos lēmumus un nav uzskatāma par juridiski saistošu piedāvājumu vai apstiprinājumu, ja vien to atsevišķi neapstiprina cilvēks-darbinieks vai attiecīgais autosalons.

Sarunu dati var tikt izmantoti arī Jepe pakalpojuma kvalitātes uzlabošanai, AI aģenta konfigurācijas, promptu, zināšanu bāzes un atbilžu kvalitātes testēšanai vai pilnveidei. Šādos gadījumos, ciktāl iespējams, tiek ievērota datu minimizēšana, un dati tiek izmantoti tikai tādā apmērā, kāds nepieciešams pakalpojuma uzlabošanas mērķim. Ja konkrēta Klienta datos paredzēta plašāka izmantošana apmācības vai pielāgošanas nolūkiem, tas jānosaka attiecīgajā vienošanās vai datu apstrādes dokumentācijā.

AI aģents netiek izmantots, lai pieņemtu automatizētus lēmumus, kas rada jums tiesiskas sekas vai līdzīgā veidā būtiski jūs ietekmē VDAR 22. panta izpratnē, bez cilvēka iesaistes.

14. Cilvēka iesaiste un sarunu nodošana darbiniekam

Gadījumos, kad pieprasījums ir sarežģīts, jutīgs, saistīts ar juridiskiem vai finanšu jautājumiem, sūdzību, vai citādi neatbilst automatizētas apstrādes iespējām, AI aģents var nodot sarunu cilvēkam-darbiniekam pie attiecīgā autosalona vai auto servisa.

Šādā gadījumā sarunas vēsture un iepriekš sniegtā informācija var tikt nodota darbiniekam, lai nodrošinātu saskaņotu un kvalitatīvu klientu apkalpošanu, nepieciešot jums no jauna atkārtot jau sniegto informāciju.

15. Pakalpojumu sniedzēji un datu apstrādātāji

Lai nodrošinātu pakalpojuma darbību, mēs izmantojam rūpīgi izvēlētu tehnoloģisko pakalpojumu sniedzēju kopumu. Atkarībā no konkrētās ieviešanas šie var būt, piemēram:

mājaslapas mitināšanas (hosting) un tehniskās infrastruktūras nodrošinātāji;

n8n automatizācijas platforma, kas savieno mājaslapas čatu ar AI aģentu un citām sistēmām;

Airtable – interesentu (lead) un CRM datu glabāšanai;

Google Calendar – demo pieejamības vai rezervācijas procesa parādīšanai un, konkrētu klientu ieviešanās, vizīšu un pieejamības pārvaldībai;

Meta/WhatsApp Business – ziņojumapmaiņai WhatsApp kanālā;

AI modeļa nodrošinātājs (piemēram, ar OpenRouter vai līdzīga pakalpojuma starpniecību) – AI aģenta atbilžu ģenerēšanai;

žurnālu (logs) un drošības uzraudzības risinājumi.

Ar katru pakalpojumu sniedzēju, kas apstrādā personas datus mūsu vārdā, esam noslēguši vai plānojam noslēgt atbilstošu datu apstrādes līgumu (DAL) saskaņā ar VDAR 28. pantu, kas nosaka apstrādes apjomu, mērķi un drošības prasības. Konkrēto pakalpojumu sniedzēju saraksts laika gaitā un atkarībā no konkrētās ieviešanas var mainīties.

Šobrīd pakalpojuma sniegšanai tiek plānoti vai izmantoti šādi rīki: n8n (automatizācijas platforma), Airtable (interesentu/CRM dati, kas tiek glabāti līdz 12 mēnešiem), Google Calendar (demo pieejamības vai rezervācijas procesa parādīšanai un, konkrētu klientu ieviešanās, vizīšu pārvaldībai), WhatsApp Cloud API (ziņojumapmaiņa demo versijā un klientu ieviešanās) un AI modeļa nodrošinātājs, piemēram, ar OpenRouter starpniecību. Mājaslapa pašlaik neizmanto analītikas vai mārketinga sīkdatnes. Izmantoto rīku klāsts var mainīties līdz ar pakalpojuma attīstību un uzņēmuma reģistrāciju, un par būtiskām izmaiņām informēsim, atjauninot šo Politiku.

16. Datu nodošana ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, ja tāda notiek

Daži no mūsu izmantotajiem pakalpojumu sniedzējiem (piemēram, AI modeļa nodrošinātāji vai globāli mākoņpakalpojumu sniedzēji) var apstrādāt datus arī ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ), tostarp Amerikas Savienotajās Valstīs.

Šādos gadījumos nodrošinām, ka datu nodošana notiek, pamatojoties uz Eiropas Komisijas pieņemtu lēmumu par pietiekamu aizsardzības līmeni, Eiropas Komisijas apstiprinātām standarta līguma klauzulām (SCC) vai citiem VDAR V nodaļā paredzētiem atbilstošiem aizsardzības mehānismiem.

Papildu informāciju par konkrētiem pārrobežu datu nodošanas gadījumiem un piemērotajiem aizsardzības pasākumiem varat pieprasīt, izmantojot 27. sadaļā norādīto kontaktinformāciju.

17. Sīkdatnes, localStorage un līdzīgas tehnoloģijas

Mūsu mājaslapas čata funkcionalitāte izmanto pārlūkprogrammas localStorage, lai saglabātu pastāvīgu sesijas identifikatoru, kas ļauj AI aģentam atpazīt jūsu sarunu un turpināt to nepārtraukti, arī atkārtoti apmeklējot mājaslapu. Šis identifikators pats par sevi nesatur jūsu vārdu, uzvārdu vai citu tieši identificējošu informāciju, taču var tikt saistīts ar jūsu sniegto informāciju sarunas laikā.

Šobrīd mājaslapā nav paredzēts izmantot analītikas vai mārketinga sīkdatnes, piemēram, Google Analytics vai Meta Pixel. Ja nākotnē tiks ieviestas neobligātas sīkdatnes vai līdzīgas tehnoloģijas analītikai vai mārketingam, par to lietošanu lietotāji tiks informēti atsevišķi un, ja nepieciešams, tiks lūgta piekrišana atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem aktiem.

18. Cik ilgi mēs glabājam personas datus

Personas datus glabājam tikai tik ilgi, cik nepieciešams to apstrādes mērķu sasniegšanai, ievērojot datu minimizēšanas un glabāšanas ierobežojuma principus.

Čata sarunas, interesentu (lead) un CRM dati, kā arī ar tiem saistītie sarunu kopsavilkumi parasti tiek glabāti Airtable līdz 12 mēnešiem no pēdējās saziņas vai līdz brīdim, kad dati vairs nav nepieciešami attiecīgajam mērķim, ja vien nav cita tiesiska pamata īsākai vai ilgākai glabāšanai;

ja konkrēts klients/autosalons pieprasa citu glabāšanas termiņu, tas jānosaka atsevišķā vienošanās vai datu apstrādes līgumā;

vizīšu un rezervāciju dati, ja konkrētā klienta ieviešanā tiek izveidota reāla rezervācija, tiek glabāti, kamēr tas nepieciešams pakalpojuma sniegšanai un saprātīgu laiku pēc tam grāmatvedības vai strīdu risināšanas nolūkos;

tehniskie un drošības žurnāli parasti tiek glabāti īsāku periodu, ja vien tas nav nepieciešams drošības incidenta izmeklēšanai.

Precīzi glabāšanas termiņi var atšķirties atkarībā no konkrētās ieviešanas un konkrētā Klienta prasībām. Pēc pieprasījuma varam sniegt papildu informāciju par konkrētiem glabāšanas termiņiem, izmantojot 27. sadaļā norādīto kontaktinformāciju.

19. Datu drošība

Mēs īstenojam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai aizsargātu personas datus pret nesankcionētu piekļuvi, nozaudēšanu, izpaušanu vai citu prettiesisku apstrādi, tostarp piekļuves ierobežošanu, datu pārraides šifrēšanu un darbinieku/sadarbības partneru apmācību par datu aizsardzības prasībām.

Neraugoties uz mūsu centieniem, nevienu informācijas sistēmu nav iespējams padarīt pilnībā drošu pret visiem iespējamiem apdraudējumiem, tāpēc absolūtu datu drošību garantēt nevaram. Ja mums kļūst zināms par datu aizsardzības pārkāpumu, kas rada risku jūsu tiesībām un brīvībām, rīkosimies saskaņā ar VDAR prasībām, tostarp, ja nepieciešams, informēsim Datu valsts inspekciju un skartās personas.

20. Īpašu kategoriju personas dati

Mūsu AI aģents nav paredzēts, lai apkopotu īpašu kategoriju personas datus VDAR 9. panta izpratnē, piemēram, datus par veselību, reliģisko pārliecību, politiskajiem uzskatiem, dalību arodbiedrībās vai seksuālo orientāciju, kā arī sensitīvus finanšu dokumentus vai identifikācijas dokumentu kopijas.

Lūdzam neiesniegt čatā vai WhatsApp sarunā šādus datus, kā arī veselības datus, finanšu dokumentus vai personu apliecinošus dokumentus, ja vien to konkrēti un skaidri nepieprasa cilvēks-darbinieks noteiktam, pamatotam mērķim, piemēram, konkrēta pakalpojuma līguma noformēšanai. Ja šāda informācija tiek iesniegta pēc jūsu pašu iniciatīvas, mēs to neizmantosim mērķiem, kas nav saistīti ar jūsu pieprasījumu, un pēc iespējas ātrāk to dzēsīsim, ja tā nav nepieciešama.

21. Bērnu personas dati

Mūsu mājaslapa, čats un AI aģents nav īpaši paredzēti bērniem, un mēs apzināti neapkopojam datus par personām, kuras nav sasniegušas 16 gadu vecumu, bez vecāka vai likumiskā pārstāvja piekrišanas, kā to paredz Latvijas Republikas Fizisko personu datu apstrādes likums un VDAR 8. pants.

Ja mums kļūst zināms, ka esam netīši apkopojuši personas datus par nepilngadīgu personu bez atbilstošas piekrišanas, mēs veiksim pasākumus, lai šādus datus dzēstu.

22. Datu subjekta tiesības

Ciktāl Jepe attiecībā uz jūsu personas datiem darbojas kā pārzinis (skatiet 4. sadaļu), jums saskaņā ar VDAR ir šādas tiesības:

piekļuves tiesības – saņemt apstiprinājumu, vai apstrādājam jūsu personas datus, un piekļūt tiem;

labošanas tiesības – lūgt izlabot neprecīzus vai papildināt nepilnīgus personas datus;

dzēšanas tiesības ("tiesības tikt aizmirstam") – lūgt dzēst personas datus, ja pastāv VDAR 17. pantā noteiktie pamati;

apstrādes ierobežošanas tiesības – lūgt ierobežot apstrādi noteiktos VDAR 18. pantā paredzētos gadījumos;

datu pārnesamības tiesības – saņemt savus personas datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā un nodot tos citam pārzinim, ja tehniski iespējams;

iebilšanas tiesības – iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmām interesēm (skatiet 24. sadaļu).

Ja Jepe konkrētajā gadījumā ir datu apstrādātājs (piemēram, darbojoties Klienta – autosalona vai auto servisa – vārdā), lūdzam iepriekš minētās tiesības vērst pret attiecīgo Klientu kā datu pārzini. Jepe šādā gadījumā sniegs Klientam nepieciešamo atbalstu, lai jūsu pieprasījumu izpildītu.

23. Tiesības atsaukt piekrišanu

Ja apstrāde balstās uz jūsu piekrišanu, jums ir tiesības to jebkurā brīdī atsaukt, nekaitējot apstrādes likumībai, kas veikta, pamatojoties uz piekrišanu pirms tās atsaukšanas. Lai atsauktu piekrišanu, sazinieties ar mums, izmantojot 27. sadaļā norādīto kontaktinformāciju.

24. Tiesības iebilst un ierobežot apstrādi

Ja apstrāde balstās uz leģitīmām interesēm, jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret šādu apstrādi, pamatojot to ar jūsu konkrēto situāciju. Šādā gadījumā mēs pārtrauksim datu apstrādi, ja vien nevaram pierādīt pārliecinošus tiesiskus pamatus apstrādei, kas ir svarīgāki par jūsu interesēm, tiesībām un brīvībām, vai apstrāde nav nepieciešama tiesību prasību celšanai, īstenošanai vai aizstāvēšanai.

Jums ir arī tiesības lūgt ierobežot personas datu apstrādi noteiktos gadījumos, piemēram, kamēr tiek pārbaudīta datu precizitāte vai izskatīts jūsu iebildums.

25. Tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā

Ja uzskatāt, ka jūsu personas datu apstrāde neatbilst VDAR vai Latvijas Republikas Fizisko personu datu apstrādes likuma prasībām, jums ir tiesības iesniegt sūdzību Latvijas Republikas uzraudzības iestādē:

Datu valsts inspekcija

Tīmekļa vietne: https://www.dvi.gov.lv

Pirms sūdzības iesniegšanas uzraudzības iestādē, mudinām vispirms sazināties ar mums, lai dotu iespēju jūsu jautājumu atrisināt tieši.

26. Izmaiņas šajā Privātuma politikā

Mēs varam periodiski atjaunināt šo Politiku, lai atspoguļotu izmaiņas mūsu darbībā, izmantotajās tehnoloģijās vai piemērojamajos normatīvajos aktos. Aktuālā Politikas versija vienmēr būs pieejama mūsu mājaslapā https://jepe.lv, norādot pēdējās atjaunināšanas datumu. Būtisku izmaiņu gadījumā centīsimies jūs informēt ar saprātīgu iepriekšēju paziņojumu, ciktāl tas ir praktiski iespējams.

Īpaši vēršam uzmanību, ka pēc Jepe reģistrācijas kā uzņēmuma šī Politika tiks atjaunināta, iekļaujot uzņēmuma juridisko nosaukumu, reģistrācijas numuru, juridisko adresi un citu ar to saistītu informāciju. Šāda izmaiņa neietekmēs un nesamazinās datu subjektu tiesības vai VDAR noteikto aizsardzības līmeni – tiks precizēta pārziņa/apstrādātāja juridiskā identitāte un kontaktinformācija. Par to, ciktāl nepieciešams, tiks informēti esošie un potenciālie Klienti, un, kur nepieciešams, tiks nodrošināta atjaunināta datu apstrādes dokumentācija.

27. Kontaktinformācija

Ja jums ir jautājumi par šo Politiku vai personas datu apstrādi, lūdzam sazināties ar mums:

Jepe pašlaik darbojas kā projekts/pakalpojuma zīmols, ko īsteno Dāvis Apfelbaums, un tiek gatavots komerciālai darbībai Latvijā; atsevišķs uzņēmums vēl nav reģistrēts.

Jautājumos par personas datu apstrādi un šo Politiku: jepe.support@gmail.com

Pēc uzņēmuma reģistrācijas šeit tiks norādīts uzņēmuma juridiskais nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese un cita normatīvajos aktos noteiktā kontaktinformācija.

28. Īss privātuma kopsavilkums mājaslapas apmeklētājiem

Šis kopsavilkums ir informatīvs un neaizstāj pilno Politiku iepriekš tekstā:

Jūsu čata ziņojumus apstrādā AI aģents, lai atbildētu uz jautājumiem un palīdzētu ar pieprasījumiem;

Frontenda daļa sazinās tikai ar n8n webhook – tā tieši nepiekļūst CRM, kalendāram vai AI modelim;

Ziņojumi var tikt apstrādāti, izmantojot Airtable, Google Calendar, WhatsApp/Meta un AI modeļa nodrošinātāju, atkarībā no jūsu pieprasījuma;

Jūsu pārlūkprogrammā tiek saglabāts sesijas identifikators (localStorage), lai saruna netiktu pārtraukta;

Sarežģītus vai jutīgus jautājumus var nodot cilvēkam-darbiniekam;

Neiesniedziet čatā veselības, finanšu vai identifikācijas datus, ja vien to nepieprasa darbinieks;

Jums ir tiesības piekļūt, labot, dzēst savus datus, kā arī iebilst pret to apstrādi – skatiet 22.–24. sadaļu.